Dernière mise à jour : 9 avril 2026

Espace Sutton est un organisme à but non lucratif situé à Sutton, au Québec, dont la mission est de servir sa communauté. Nous nous engageons à préserver la confidentialité de tous les renseignements personnels que vous nous confiez.

Afin de nous conformer à la Loi 25, il est important de partager cette politique de confidentialité. Nous vous invitons à la lire afin de demeurer informé des renseignements personnels que nous recueillons et de la manière dont nous prévoyons les utiliser. La Loi 25 est une loi adoptée par le gouvernement du Québec qui modernise les dispositions législatives relatives à la protection des renseignements personnels. Elle vise à protéger les renseignements personnels concernant un individu qui permettent, directement ou indirectement, de l’identifier.

Vous trouverez ci-dessous notre politique de gestion des renseignements personnels, qui couvre la collecte, l’utilisation et le traitement de vos renseignements personnels. Cette politique contient également des informations importantes concernant vos droits en matière de collecte de renseignements personnels.

Nous utilisons vos renseignements uniquement de la manière prescrite dans cette politique, conformément à la loi, et certains renseignements personnels sont nécessaires pour vous fournir nos services.

Raisons pour lesquelles nous recueillons des renseignements personnels
Nous recueillons des renseignements personnels pour diverses raisons afin de remplir notre mission d’organisme à but non lucratif et d’offrir des services communautaires. Les principales raisons incluent :

●     Le traitement des adhésions et des dons

●     L’inscription des participants aux activités et aux événements

●     La gestion des candidatures et la coordination des bénévoles

●     L’envoi d’infolettres et de mises à jour communautaires

●     La réponse aux demandes transmises par nos formulaires de contact

●     La facturation et le traitement administratif des services ou des locations

 

Veuillez noter que cette politique s’applique exclusivement aux renseignements personnels des individus, conformément à la loi.

Renseignements recueillis
Dans le cadre de nos activités, nous pouvons recueillir des renseignements tels que votre nom, votre adresse domiciliaire, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone et vos informations de paiement pour les dons ou les frais. Pour certains programmes communautaires, nous pouvons recueillir des renseignements supplémentaires pertinents fournis volontairement par le participant.

Portée
La présente politique s’applique à tous les types de renseignements personnels obtenus par Espace Sutton dans le cadre de ses activités, qu’il s’agisse d’informations concernant ses membres, donateurs, participants, bénévoles, partenaires, fournisseurs ou visiteurs du site Web de l’organisme.

Les renseignements personnels sont des informations :

●     Qui concernent une personne physique et permettent, directement ou indirectement, de l’identifier.

 

Les coordonnées professionnelles d’une personne ne constituent généralement pas des renseignements personnels. Par exemple : le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone professionnel d’une personne.

Dans tous les cas, nous ne recueillons des renseignements que si nous avons une raison valable de le faire.

Responsable de la protection des renseignements personnels
Espace Sutton a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Pour toute question concernant la présente politique ou pour exercer vos droits, vous pouvez communiquer avec cette personne au moyen de notre formulaire de contact.

À l’attention du : Responsable de la protection des renseignements personnels

Nous répondrons aux demandes dans un délai de 30 jours.

Parties auprès desquelles nous recueillons des renseignements
Nous recueillons vos renseignements directement auprès de vous lorsque vous communiquez ou interagissez avec nous, que ce soit en ligne, par téléphone ou en personne.

Renseignements personnels fournis concernant des tiers
Si vous nous fournissez des renseignements personnels concernant d’autres personnes (par exemple, des membres de votre famille pour une inscription de groupe), vous devez vous assurer de les avoir dûment informées et d’avoir obtenu leur consentement à la communication de ces renseignements.

Partage et accès
Vos renseignements ne seront pas communiqués sans votre consentement. S’il devient nécessaire de partager des données avec des partenaires dans le cadre d’un événement ou d’un programme spécifique, votre consentement préalable sera demandé. Nous ne divulguerons aucun renseignement personnel sans votre autorisation, à moins d’y être légalement autorisés.

Collaborateurs
Les collaborateurs tiers (tels que les fournisseurs de services informatiques ou les processeurs de paiement) qui peuvent avoir accès à des renseignements dans le cadre de leurs services sont soumis à des obligations de confidentialité. Ils s’engagent à utiliser ces informations uniquement aux fins prévues dans l’entente et à leur accorder le même niveau de protection que nous.

Obtention du consentement
Lorsque vous nous fournissez vos renseignements personnels afin de participer à nos activités ou de soutenir notre mission, vous êtes réputé avoir consenti à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication à ces fins. Si nous devons utiliser vos renseignements à d’autres fins que celles initialement prévues, nous obtiendrons votre consentement explicite.

Nous pouvons ne pas obtenir votre consentement dans certaines situations prévues par la loi, notamment :

●     Pour prévenir, détecter ou mettre fin à une fraude

●     Pour l’évaluation et l’amélioration des mesures de sécurité

●     Dans l’intérêt de la personne concernée

Technologies utilisées
Notre site Web utilise des témoins de connexion (« cookies »), notamment :

●     Des témoins nécessaires au fonctionnement de base du site Web

●     Des témoins analytiques pour comprendre comment les visiteurs interagissent avec le site

●     Des témoins fonctionnels pour exécuter certaines fonctionnalités, comme le partage sur les réseaux sociaux

 

Moyens technologiques utilisés
Nous recueillons des renseignements personnels par des moyens technologiques tels que des formulaires d’inscription en ligne, des courriels sécurisés et des formulaires physiques.

Mesures de sécurité
Espace Sutton met en place des mesures visant à limiter l’accès aux renseignements personnels aux seuls employés ou bénévoles autorisés pour lesquels ces informations sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions. Les fichiers numériques sont protégés par des mots de passe et par chiffrement lorsque cela est applicable. Les dossiers physiques, le cas échéant, sont conservés dans des endroits sécurisés et verrouillés.

Durée de conservation
Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis ou conformément aux exigences légales. En règle générale, les renseignements sont conservés pendant la durée de votre relation active avec Espace Sutton.

À la fin de la période de conservation, Espace Sutton veille à ce que les renseignements soient détruits de manière sécuritaire ou anonymisés.

Lieux de stockage
Il est possible que des renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec lorsque nous utilisons des fournisseurs de services infonuagiques (tels que Google Workspace, Microsoft ou des logiciels spécialisés de gestion des donateurs) dont les serveurs peuvent être situés à l’extérieur de la province.

Sécurité des renseignements
Nous déployons des efforts considérables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé ou la divulgation. Nos mesures comprennent :

●     La limitation de l’accès au personnel autorisé uniquement

●     La gestion des mots de passe et l’authentification multifactorielle lorsque possible

●     Le maintien de procédures internes pour le traitement des données

 

Aucune méthode de transmission en ligne ou de stockage numérique n’est entièrement sécurisée. Bien que nous ayons mis en place des mesures de sécurité élevées, toute transmission s’effectue à vos propres risques.